Tydliga förväntningar skapar trygghet, ansvar och bättre resultat
Hur tydlig är du egentligen med vad du förväntar dig av andra? Många missförstånd, konflikter och frustrationer på arbetsplatsen bottnar i något så enkelt som otydliga förväntningar. Vi tror att vi har varit tydliga, men upptäcker först när resultatet är klart att vi hade helt olika bilder av vad som skulle göras.
Här får du två konkreta metoder för att kommunicera förväntningar tydligare, skapa trygghet i teamet och göra det enklare att ge och ta emot feedback.
När jag upptäckte att jag inte var så tydlig som jag trodde
När jag anställde min allra första medarbetare på Resultatbolaget fick jag en riktig aha-upplevelse.
Jag gav henne arbetsuppgifter som jag tyckte var glasklara. I mitt huvud var det självklart vad som skulle göras, hur det skulle göras och vilket resultat jag förväntade mig.
Men när hon kom tillbaka med resultatet var det något helt annat än det jag hade föreställt mig.
Först blev jag förvånad. Hur kunde vi ha uppfattat uppgiften så olika?
Sedan insåg jag något viktigt: Det som är självklart för mig är inte nödvändigtvis självklart för någon annan.
Tänk på själva ordet självklart. Klart för mig själv. Men är det lika klart för andra?
Det blev en viktig lärdom i mitt ledarskap och starten på ett mer medvetet arbete med att kommunicera förväntningar.
Metod 1: Paint the Picture – måla upp bilden av resultatet
Vi började använda oss av ett uttryck som Brené Brown lyfter fram: Paint the Picture.
Principen är enkel. I stället för att bara tala om vad någon ska göra behöver vi beskriva hur vi föreställer oss resultatet.
Tänk dig att du ber en medarbetare måla en tavla.
Du kan säga:
"Måla en tavla."
Men vad betyder det egentligen?
Vilken storlek ska tavlan ha? Vilket motiv ska den föreställa? Vilka färger ska användas? Ska den ha en ram? Var ska den hänga? Och framför allt, vilken känsla ska den förmedla?
Ju tydligare du beskriver bilden, desto större är möjligheten att ni har samma uppfattning om det önskade resultatet.
Så använder du Paint the Picture i praktiken
Nästa gång du delegerar en uppgift, beskriv följande:
Syfte: Varför ska uppgiften göras? Vad vill vi uppnå?
Önskat resultat: Hur ser ett riktigt bra slutresultat ut?
Ramar: Vilken tid, budget och vilka resurser finns?
Kvalitet: Vad är särskilt viktigt att få rätt?
Handlingsutrymme: Vad får medarbetaren själv bestämma?
Uppföljning: När och hur ska vi stämma av?
Ett viktigt sista steg är att kontrollera att ni verkligen har samma bild.
Be gärna medarbetaren beskriva hur hen tänker ta sig an uppgiften. Inte som ett kunskapstest, utan för att säkerställa att ni har förstått varandra.
Kom ihåg: Att vara tydlig med slutresultatet är inte samma sak som att detaljstyra vägen dit.
Tvärtom kan tydliga ramar ge medarbetaren större frihet att hitta egna lösningar.
Metod 2: Kommunicera förväntningar på tre nivåer
En annan metod som jag ofta använder i mitt arbete med ledare och team är att formulera förväntningar på tre nivåer.
Den fungerar lika bra när du delegerar arbetsuppgifter som när du sätter spelregler i en ledningsgrupp eller startar ett nytt samarbete.
Nivå 1: Jag förväntar mig att...
Här beskriver du grundnivån. Det som måste fungera och som du ser som en självklar del av uppdraget.
Exempel:
"Jag förväntar mig att du håller våra överenskomna deadlines, informerar mig om något förändras och ber om hjälp när du behöver det."
Nivå 2: Jag skulle bli besviken om...
Här tydliggör du beteenden eller situationer som du vill undvika.
Det kan kännas ovant att uttrycka vad som skulle göra dig besviken. Men när det görs respektfullt och konkret blir det tydligare var dina gränser går.
Exempel:
"Jag skulle bli besviken om jag får veta i sista stund att du inte kommer att hinna leverera, trots att du har känt till problemet länge."
Fokusera på beteenden och konsekvenser, inte på att skuldbelägga personen.
Nivå 3: Jag skulle bli imponerad om...
Det här är kanske den mest intressanta nivån.
Här beskriver du vad som skulle överträffa dina förväntningar. Du visar vad du uppskattar och uppmuntrar medarbetaren att bidra med egna idéer, initiativ och kompetens.
Exempel:
"Jag skulle bli imponerad om du inte bara genomför uppgiften utan också kommer med egna förbättringsförslag som gör resultatet ännu bättre."
Den här nivån skapar utrymme för engagemang, utveckling och innovation.
Ett konkret exempel från vardagen
När vi hade hantverkare hemma använde jag modellen för att tydliggöra vad vi förväntade oss av samarbetet.
Jag förväntar mig: Att ni kommer i tid, arbetar de dagar vi har kommit överens om och rapporterar era arbetade timmar enligt vår överenskommelse.
Jag skulle bli besviken om: Ni inte dyker upp utan att meddela oss eller om vi får veta för sent att något inte går enligt plan.
Jag skulle bli imponerad om: Ni använder er erfarenhet och expertis till att ifrågasätta våra idéer, föreslå förbättringar och hjälpa oss att hitta ännu bättre lösningar. Ni har ju gjort det här många gånger förut!
Det fina med den här modellen är att den både skapar tydliga ramar och öppnar för initiativ.
Den gör det också lättare för den andra parten att ställa frågor och berätta vilka förväntningar de själva har på samarbetet.
Varför tydliga förväntningar skapar psykologisk trygghet
Psykologisk trygghet handlar bland annat om att människor vågar ställa frågor, uttrycka åsikter, erkänna misstag och be om hjälp utan rädsla för att bli förödmjukade.
Otydliga förväntningar kan skapa motsatsen.
Om jag inte vet vad min chef förväntar sig måste jag försöka gissa. Jag kanske lägger tid på fel saker, undviker att fatta beslut eller oroar mig för att göra fel.
När förväntningarna blir tydliga minskar osäkerheten.
Jag vet vad som är viktigt, vilka ramar som gäller och vilket handlingsutrymme jag har.
Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att tydlighet i sig inte automatiskt skapar psykologisk trygghet. Det krävs också ett klimat där medarbetare vågar säga emot, ställa följdfrågor och berätta när något inte fungerar.
Tydlighet i kombination med öppenhet och tillit ger goda förutsättningar för både trygghet och ansvarstagande.
Tydliga förväntningar gör feedback enklare
En av de största fördelarna med att kommunicera förväntningar är att feedback blir både enklare och mer konstruktiv.
Om vi aldrig har pratat om vad vi förväntar oss blir det svårt att i efterhand säga att någon inte har levererat.
Vad är det egentligen vi jämför resultatet med?
När förväntningarna däremot är uttalade kan vi utgå från något konkret.
"Vi kom överens om att du skulle återkoppla senast på torsdag. Vad hände?"
Eller:
"Jag blev verkligen imponerad av att du dessutom tog fram två alternativa lösningar. Det gjorde stor skillnad!"
Feedbacken blir mindre personlig och mer kopplad till överenskomna beteenden och resultat.
Det blir också lättare att uppmärksamma när någon överträffar förväntningarna.
Övning: Träna på att kommunicera förväntningar
Den här övningen fungerar både individuellt och i en grupp. Avsätt cirka 15–20 minuter.
Steg 1: Välj en konkret situation (3 minuter)
Be varje deltagare välja en aktuell situation där det är viktigt att förväntningarna blir tydliga.
Det kan handla om ett projekt, en arbetsuppgift, ett samarbete eller en kommande leverans.
Steg 2: Formulera dina tre nivåer (5 minuter)
Låt deltagarna skriva färdigt följande meningar:
Jag förväntar mig att...
Jag skulle bli besviken om...
Jag skulle bli imponerad om...
Uppmuntra deltagarna att vara så konkreta som möjligt. Undvik vaga formuleringar som "visa engagemang" eller "ta ansvar". Beskriv i stället hur dessa beteenden märks i praktiken.
Steg 3: Träna två och två (5–7 minuter)
Låt deltagarna dela sina förväntningar med varandra.
Den som lyssnar får ställa frågor:
Vad menar du mer konkret?
Hur skulle jag märka att jag har lyckats?
Vad får jag själv bestämma?
Vad behöver du från mig för att det ska fungera?
Steg 4: Reflektera tillsammans (5 minuter)
Avsluta med att diskutera:
Vad blev tydligare när vi satte ord på våra förväntningar?
Vilka förväntningar brukar vi ta för givna?
Vad behöver vi bli bättre på att kommunicera i vårt team?
Övningen kan med fördel avslutas med att deltagarna också formulerar vilka förväntningar de har på varandra.
Förväntningar behöver nämligen gå åt båda hållen.
Fem tips för att bli tydligare i din kommunikation
1. Utgå inte från att andra tänker som du. Det som känns självklart för dig kan vara helt nytt för någon annan.
2. Beskriv resultatet, inte bara aktiviteten. Förklara vad du vill uppnå och hur ett bra resultat ser ut.
3. Var konkret. Byt ut vaga ord som "snabbt", "professionellt" och "ordentligt" mot tydliga beskrivningar av vad du menar.
4. Bjud in till dialog. Fråga hur den andra personen har uppfattat uppdraget och vilka förväntningar hen har på dig.
5. Följ upp och ge feedback. Återkoppla till era gemensamma förväntningar och uppmärksamma både det som fungerar och det som behöver utvecklas.
Sammanfattning: Tydlighet är omtanke
Att kommunicera förväntningar handlar inte om att kontrollera människor. Det handlar om att ge dem bästa möjliga förutsättningar att lyckas.
När vi är tydliga med vad vi förväntar oss minskar risken för missförstånd och onödig frustration. Vi skapar också bättre förutsättningar för ansvarstagande, feedback och samarbete.
Och kanske viktigast av allt: Vi slipper bli besvikna på människor för att de inte har förstått något som vi aldrig riktigt har förklarat.
Så nästa gång du tänker att något är självklart, stanna upp och fråga dig: Självklart för vem?
Vill du utveckla kommunikationen i ditt team?
På MeetingLab hittar du praktiska verktyg, samtalskort och metoder som hjälper er att kommunicera tydligare, skapa samsyn och bli bättre på att ge och ta emot feedback.
Vi på Resultatbolaget hjälper också ledningsgrupper och team att utveckla sin kommunikation, stärka samarbetet och skapa hållbara resultat.
En tydligare kommunikation börjar med ett bättre samtal.
Kommentarer